Hoe gaat een videoproductie in zijn werk?
Videoproductie van start tot finish
Je bent eruit. Je gaat eindelijk een de slag met een videoproductie. Na maanden intern te hebben overlegd met jouw collega’s heb je groen licht gekregen. Nu, hoe zit zo’n videoproductie in elkaar? In dit artikel geven we je een gedetailleerd overzicht van alle facetten van het videoproductie proces bij Rocket Videos. We gaan er in dit artikel van uit dat we video’s op jaarbasis produceren. Uiteraard kunnen we ook eenmalige projecten realiseren, de bal ligt helemaal in jullie kamp!
Aan de start van het project organiseren we een kick-off meeting met de klant om de activiteiten- en content kalender van het kalenderjaar te bespreken. Deze kalender kan doorheen het jaar verder worden aangevuld, waar gerelateerde videoplannen aan worden gekoppeld. Ook is het wenselijk om een diepgaand gesprek aan te gaan met de klant om de voornaamste wensen, doelstellingen en obstakels in het marketing- en communicatieplan te identificeren. Jaarlijks vindt er ook een minimaal 1 algemene evaluatie plaats van het videoproject en wordt er door ons een jaarrapportage opgesteld.
Op basis hiervan kunnen we een aansluitende videostrategie formuleren om deze doelstellingen te bereiken. Eenmaal we de voornaamste doelen en obstakels hebben geïdentificeerd, kunnen we creatieve concepten bedenken die deze doelen ondersteunen. Er kan op deze manier worden nagedacht over hoe dat we deze doelgroepen willen bereiken en welke boodschap we willen overbrengen. Zo denken we dat platformen als TikTok, Snapchat en Instagram een steeds belangrijkere rol zullen innemen om bijvoorbeeld jonge doelgroepen (jongeren 12 tot 16 jaar) te bereiken. Om bedrijven te bereiken is LinkedIn dan weer het ideale platform.
We nemen altijd zelf de leiding over het uitwerken van creatieve concepten, shotlists en scripts, tenzij de klant dit graag anders wenst. Op deze manier proberen we de klant zoveel mogelijk te ontzorgen en werk uit hun handen te nemen. Bij de productie van de videoserie volgen we nauwgezet het format dat is opgesteld door de klant. De basic setup bestaat uit een cameraman en een regisseur. Voor grotere producties hebben we ook een groter productie team. Het team wordt dan bijvoorbeeld aangevuld met een geluidsman, gaffer (lichtman), make-up artiest etc. We bespreken dit altijd op voorhand met de klant zodat we aan de kwaliteits- en budget verwachtingen voldoen.
Ook denken we na om zoveel mogelijk effectieve videocontent te produceren en te publiceren op verschillende kanalen. Zo helen we meer video’s uit het productiebudget en kan de klant een dus uitgebreidere videostrategie implementeren. Denk bijvoorbeeld aan FAQ video’s (in plaats van tekst), uitleg video’s, of een introductievideo’s die de organisatie voorstellen. Deze kunnen vaak met minimale extra kosten worden geproduceerd, wat de gemiddelde prijs per video drastisch doet dalen.
We denken dus ook mee hoe dat we meer kunnen halen uit een video opdracht. Door een filmproject slim voor te bereiden kunnen er vaak meerdere video’s uit een filmdag gehaald worden. Zo kunnen er korte teaser video’s voor social media geproduceerd worden om mensen warm te maken of kunnen er verschillende versies van een specifieke video gemaakt worde
De mooiste videoproducties vind je bij
Rocket Videos
Een vlotte samenwerking
Een goede samenwerking tussen ons en de klant bestaat volgens ons uit de volgende elementen: (i) transparantie, (ii) planning en deadlines en (iii) flexibiliteit.
Een goede samenwerking begint met transparantie en openheid tussen beide partijen. Hoe meer we weten over de klant en hun wensen, hoe beter we hier op kunnen inspelen. Daarnaast is het ook belangrijk dat we als leverancier zo open mogelijk zijn over onze interne productieplanning en over onze mening bij bepaalde video- en fotowensen. Op deze manier kunnen we een constructieve basis leggen die het toelaat om mee te denken met de klant en aanbevelingen te maken. Zo zijn we niet enkel een uitvoerende partij, maar zitten we mee aan de tekentafel om bepaalde communicatie -en marketing gerelateerde videostrategiën te helpen vormgeven. Hoe meer transparantie er is tijdens onze samenwerking, hoe groter de creatieve en strategische input is die we kunnen leveren.
Een effectieve samenwerking valt en staat ook met de praktische uitrol er van. Hierbij spelen planning en het opstellen en behalen van deadlines een cruciale rol. Een realistische planning op stellen zorgt voor meer efficiëntie en resulteert in een ontzorging van de klant. We dragen professionalisme en structuur hoog in het vaandel. Ons team bestaat dan ook uit voormalige werknemers van o.a. Deloitte en velen van ons hebben een Master diploma behaald aan een universiteit.
Tenslotte blijft het belangrijk om zo flexibel mogelijk om te gaan met de klant en in onverwachte situaties. Deadlines dienen altijd gehaald te worden, ongeacht de obstakels tijdens het productieproces. We reiken altijd een oplossing aan als er zich een onverwachte situatie voordoet en zorgen dat we paraat staan als een spoedklus zich aandient.
Planning en communicatie
Aan de start van de opdracht zitten we samen met de klant om op basis van de marketing- en communicatieplannen zoveel mogelijk videowensen in kaart te brengen. Dit kan via een fysieke meeting bij de klant op kantoor of via een videocall, afhankelijk van de voorkeuren van de klant. Op basis hiervan stellen we een jaarplanning op. Deze jaarplanning kan doorheen het jaar verder worden aangevuld of gewijzigd. Naast deze globale planning stellen we een planning op per video(reeks). Deze planning omvat filmdata, draaiplanningen, review momenten en finale oplevering. Planning documenten worden in een pdf of Excel bestand via email gedeeld met de klant. Het bespreken van deze planning documenten en de review momenten gebeuren op het kantoor van de klant of via een videocall, afhankelijk van de voorkeuren van de klant.
Onze werkwijze volgt steeds een vaste structuur en een vooropgestelde planning. Op deze manier weet zowel ons productieteam als de klant wat er van hen verwacht wordt. Daarnaast proberen we zo flexibel mogelijk om te gaan met niet voorziene situaties, om er voor te zorgen dat de klant volledig ontzorgd wordt en niet met problemen geconfronteerd wordt.
Productieproces
Het productieproces werkt als volgt. We starten met een briefing sessie met de klant. Deze briefing kan plaatsvinden op het kantoor van de klant, of digitaal via een videocall. De klant kiest welke optie zij prefereren. Aan de briefing sessie nemen de Account Manager en Creative Director deel. De Account Manager is het vaste aanspreekpunt en zorgt dat al het praktische in goede banen verloopt en de Creative Director zorgt voor de creatieve invulling van het videoproject. Als we een reeks aan video’s maken in een vooropgesteld formaat, dan kan deze briefing ook gelden voor verschillende video’s.
Na de briefing sessie gaan we aan de slag met het maken van een script, shotlist en draaiplanning. Het script beschrijft de dialogen en/of de vragen die tijdens de filmdag aan bod komen. De shotlist is een opsomming van alle shots die gemaakt dienen te worden. De draaiplanning tenslotte, geeft weer wat er op welk moment van de dag gefilmd gaat worden en welke personen aanwezig horen te zijn. Op deze manier is het voor iedereen helder wat er van hen verwacht wordt. De klant wordt volledig ontzorgd bij het maken van het script, de shotlist en de draaiplanning. Dit wilt zeggen dat we de leiding nemen over het maken van alle documenten en dat de klant enkel feedback dient te geven.
Na de filmdag gaat onze editor meteen aan de slag met het maken van een eerste versie. Dit is een volledig afgewerkte versie, inclusief kleur- en geluidsbewerking. We onderscheiden ons ten opzichte van onze concurrenten omdat we in deze fase gebruik maken van een A.I. aangedreven eye-tracking tool, die ons toestaat om het kijkgedrag van het doelpubliek te voorspellen. Op deze manier kunnen we zien waar de aandacht naartoe gaat in een bepaalde scène en op basis hiervan kunnen we de video verbeteren (zie ook subgunningscriteria 3).
Als er meerdere video’s per week worden gefilmd, dan proberen we zoveel mogelijk video’s te bundelen en deze gezamenlijk te bespreken met de klant. Een eerste versie wordt binnen 1-2 werkdagen, of ten laatste 1 week, na de filmdag opgeleverd. Tijdens de eerste review ronde dient de klant alle gewenste aanpassingen te vermelden. Deze feedback kan verzameld worden tijdens een meeting bij de klant op kantoor, via een videocall of aan de hand van onze review tool. We geven de klant de optie om video review tools zoals Wipster te gebruiken die hen in staat stelt om efficiënt feedback te verzamelen van collega’s. Deze aanpassingen kunnen gaan over het gebruik van bepaalde beelden, muziek, kleurbewerking, opeenvolging van beelden en andere aspecten van de video. Deze aanpassingen worden rechtstreeks met de Accountmanager en Creative Director besproken en doorgevoerd door de editor.
We gaan nadien aan de slag met het maken van een finale versie. Ook hier kan de klant weer feedback geven. Deze feedback heeft dan enkel betrekking op de opmerkingen gegeven in de eerste review ronde. Op deze manier kan de klant dubbelchecken of dat alle opmerkingen correct en volledig zijn doorgevoerd. Op basis van deze feedback wordt dan een definitieve video opgeleverd.
Oplevering
Alle finale video’s, foto’s en gerelateerde bronbestanden worden opgeslagen in een beveiligde cloud omgeving. Enkel de klant heeft hier toegang toe. Alle video- en fotobestanden worden per beroepenvideo overzichtelijk opgeslagen in afzonderlijke mappen zodat de klant hier gemakkelijk in kan navigeren. De klant beschikt over het intellectuele eigendom van de bronbestanden en de finale foto’s en video’s en kan die gebruiken en hergebruiken voor eigen doeleinden. We zijn altijd bereid om bepaalde beelden op te zoeken en deze afzonderlijk aan te leveren om zo tijd voor de klant te besparen.
Draft versies van een video (zoals een eerste opzet) worden niet in de cloud opgeslagen, maar worden eerder geüpload op een privaat kanaal op Vimeo. Op deze manier kan de klant gemakkelijk video’s bekijken en doorsturen zonder zware bestanden te hoeven downloaden. Finale versies en bronbestanden worden wel in de cloud opgeslagen. Deze bestanden blijven gedurende de hele samenwerkingsovereenkomst beschikbaar in de cloud en kunnen nadien ook langer bewaard worden, in overleg met de klant.
Sparringpartner
We beschouwen een videoproject altijd als een wisselwerking tussen twee evenwaardige partijen, waarbij we als sparringpartner fungeren om ideeën en concepten vorm te geven. Ook kijken we altijd met een kritisch oog naar wat het middel en het doel is van een bepaald project. Op deze manier kunnen we op een proactieve manier aangeven waar we bepaalde zaken anders zien. Meer specifiek sparren we tijdens de volgende momenten:
- Start van het project: we denken samen met de klant na over het strategische luik zoals het doel en doelpubliek dat bereikt moet worden en wat hier de beste aanpak voor is
- Opzet creatief concept: we stellen een creatief concept voor, waarna we hierover een inhoudelijk discussie voeren met de klant. Soms denken we out-of-the-box als we merken dat we betere resultaten op een andere manier kunnen behalen. In dat geval leggen we dit voor bij de klant en bouwen we hier verder op
- Post-productie: soms komt een eerste draft versie er anders uit te zien dan wat de klant initieel voor ogen had. In plaats van gewoon blind uit te voeren, staan we stil bij het voorlopige resultaat en doen we aanbevelingen hoe we denken de video te kunnen verbeteren
Projectbegeleiding
We wensen zoveel mogelijk persoonlijk contact te hebben met de klant. Dit wilt zeggen dat briefing sessies, voorbereidingen en het verzamelen van feedback in persoon op kantoor van de klant kan gebeuren met onze Project Manager of de Creative Director op het project. De Accountmanager is jullie vaste aanspreekpunt gedurende het project. We geven de klant ook altijd de mogelijkheid om feedback te verzamelen via email of via een van onze video review tools, wat de klant heel wat tijd kan besparen om feedback van collega’s te verzamelen. Video review tools die we gebruiken zijn o.a. Wipster of Vimeo. De mate van fysieke meetings doorheen het project hangt uiteindelijk af van de voorkeur van de klant.
Bewaring van huisstijl en boodschap
Bij het bepalen van een videostijl gebruiken we altijd de branding guidelines van de klant als basis. Soms heeft de klant reeds hele specifieke video guidelines uitgewerkt en dienen we deze tot in het detail op te volgen. In het geval dat de klant alleen beschikt over een algemene, niet video-specifieke, huisstijl zoals lettertypes, kleurcodes, logo/slogan gebruik en object positionering, dan gebruiken we dit als basis om een eerste videostijl voorstel te formuleren naar de klant. Op basis van feedback die we hier op ontvangen, passen we de videostijl aan tot dat deze helemaal perfect is. Er kunnen meerdere voorstellen door ons worden uitgewerkt tot dat de klant volledig tevreden is. Dit dient namelijk als basis voor het verdere verloop en speelt dus een cruciale rol in de slaagkansen van het project. Hetzelfde geldt voor de boodschap die de Aanbestedende dienst wenst uit te dragen naar de buitenwereld. Creaties van concepten en scripts worden in lijn geproduceerd met de marketing- en communicatieplannen van de klant. Vaak valt er heel wat inspiratie te halen uit deze plannen, waarbij de videoboodschappen ook volledig in lijn zijn met de algemene marcom doelstellingen
Contacteer
ons vandaag
Nadat je het formulier heeft verzonden, nemen wij binnen 24 uur contact met je op.
